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L’Inventario in Farmacia

Pur provenendo da un percorso formativo prevalentemente scientifico, è ormai chiaro che il farmacista nel suo lavoro deve oggigiorno possedere una combinazione di esperienze multidisciplinari, tra le quali quella di dar prova di conoscenza ed esperienza in materie di carattere più manageriale e gestionale.

Avere una buona base finanziaria, oltre che la capacità di leggere e interpretare le voci di bilancio della propria attività, crea sicuramente i presupposti di successo dell’impresa.

Per il #Farmacista avere una buona base finanziaria, oltre che la capacità di leggere e interpretare le voci di bilancio della propria attività, crea sicuramente i presupposti di successo dell’impresa. | #Strategy #B2B #MMASFarmacia Condividi il Tweet

Al contrario, delegare interamente la gestione amministrativa della propria farmacia al Commercialista è sicuramente un grave errore.

Proprio per la specifica tipologia di impresa, una delle poste di bilancio più importanti per la farmacia è il magazzino e la sua conseguente valorizzazione. Operazione che viene spesso fatta ed esaminata solo in determinati momenti dell’anno (quando il commercialista a fine anno necessita dell’allegato al bilancio come “documento ufficiale”), con una sorta di insofferenza e irritazione, in quanto mette in evidenza gli inevitabili errori condotti negli acquisti e nella gestione del negozio (chi lavora talvolta anche sbaglia!).

Per questo motivo, ho pensato di scrivere un articolo che racconti quanto ho appreso nel corso di un’intervista che ho condotto personalmente al Dr. Enrico Escher della Società Inventory Srl, che è il consulente di diverse aziende farmaceutiche e reti di farmacie.

Una delle persone che in Italia possono essere citate come tra i maggiori esperti in questa materia.

La valenza dell’inventario

Inventario in Farmacia

Valorizzare il magazzino significa tradurre in dato economico il valore della merce presente in negozio e nel magazzino della farmacia. Un valore che costituisce parte del patrimonio proprio dell’attività.

Per poterlo fare è necessario innanzitutto eseguire un inventario accurato ed esatto della merce acquistata e non ancora venduta.

Valorizzare il magazzino significa tradurre in dato economico il valore della merce presente in negozio e nel magazzino. Un valore che costituisce parte del patrimonio proprio dell’attività. #BusinessStrategy #B2B Condividi il Tweet

Questa attività non ha solo una valenza di natura fiscale, ma anche e soprattutto di tipo gestionale; aspetto sovente sottovalutato che invece permetterebbe all’impresa di:

  • Non perdere opportunità di vendita, per la mancanza di prodotto disponibile nel momento della domanda da parte della clientela
  • Analizzare gli indici di rotazione per categoria di prodotti e fare un bilanciamento corretto tra vendite e acquisti. In pratica fare scorta di prodotto in quantità sufficiente per soddisfare la domanda della clientela sul territorio, evitando di avere una rimanenza di prodotto in magazzino per lungo tempo
  • Tenere sotto controllo la possibilità che avvengano furti
  • Avere una mappa dei prodotti in scadenza

In particolar modo, poter tenere sott’occhio il livello delle giacenze del proprio magazzino e la corretta rotazione delle categorie di prodotto, si traduce in concreti risparmi economici e quindi nella gestione più efficiente delle vendite:

  • Minore necessità di ricorrere al ribassamento dei prezzi per favorire il sell out dell’invenduto
  • Diminuzione delle perdite per prodotti scaduti o fuori listino

Riflessioni che in questi anni, dove i margini non sono così scontati, si è più attenti a fare rispetto al passato.

Tenere sott'occhio il livello delle giacenze del proprio magazzino e la corretta rotazione delle categorie di prodotto, si traduce in concreti risparmi economici e nella gestione più efficiente delle vendite| #Strategy #B2B Condividi il Tweet

I vantaggi di una corretta gestione del magazzino

Infine, ma non di meno importanza, la corretta gestione del magazzino e la conduzione sistematica dell’inventario è rilevante anche sotto gli aspetti normativi e di rischio d’impresa.

Nelle farmacie più evolute, questa attività è assistita da un sistema gestionale avanzato e/o dalla presenza del robot.

Strumenti che permettono al Titolare di avere una fotografia istantanea di una parte rilevante dei prodotti presenti in negozio, della data e del suo valore originale di acquisto.

Attenzione ai prodotti venduti

In farmacia succede inoltre che vengano venduti articoli che più facilmente sfuggono alla consueta supervisione quotidiana, perché si acquistano con meno frequenza e quindi sono meno sott’occhio, oppure perché richiedono spazi di stoccaggio più grandi e sovente finiscono per essere accantonati in angoli o luoghi più nascosti.

Articoli particolari e specialistici, come: siringhe, alcuni prodotti cosmetici come i trattamenti anticaduta dei capelli, i cannelli di zolfo, i cinti erniali e gli articoli ortopedici.

Tutti prodotti in stock che rappresentano un valore economico significativo, anche se sono richiesti con minore frequenza.

Il Dr. Escher racconta, di essersi una volta imbattuto in una farmacia dove nel corso dell’inventario era emersa la presenza di un magazzino di scarpe e calze (invendibili), del valore pari a circa 140.000 €.

Oppure, in un’altra occasione, dove il Direttore della Farmacia aveva acquistato 12.000 profilattici per ottenere l’installazione di un distributore automatico esterno.

In farmacia ci sono articoli che più facilmente sfuggono alla supervisione quotidiana, perché acquistati con meno frequenza. Un inventario svolto correttamente è in grado di individuare sia il venduto che le giacenze | #BusinessStrategy Condividi il Tweet

Come fare bene l’inventario della farmacia

Per fare un buon inventario, si deve innanzitutto limitare l’errore di conta, che nel 90% dei casi non è semplicemente un problema di moltiplicazione aritmetica dei pezzi presenti per il numero di confezioni, quanto il salto accidentale di una specifica zona di conta.

La prima attività da compiere, infatti, è la mappatura degli scaffali con la creazione delle zone di conta, ossia la suddivisione degli scaffali (in cui è presente la merce) in tante porzioni singole, ciascuna delle quali deve essere contrassegnata da un’etichetta di identificazione.

Inventario in Farmacia: mappatura-scaffali

Le zone di conta

Una farmacia media (da 150 – 200 mq di negozio e magazzino) può essere mappata con circa 500 – 1200 differenti zone di conta.

Questo modello assicura al termine del lavoro di aver contato tutto e, quindi, di aver fatto un inventario di magazzino attendibile e corretto.

Una farmacia media (da 150 – 200 mq di negozio e magazzino) può essere mappata con 500-1200 zone di conta. Questo modello assicura di aver contato tutto e di aver fatto un inventario di magazzino attendibile | #MMASFarmacie #B2B Condividi il Tweet

Salvo pochi casi, la maggioranza dei sistemi gestionali per la farmacia non si interfaccia direttamente con l’hardware e il software dei sistemi specializzati per la realizzazione degli inventari (attrezzature progettate allo scopo e abitualmente dotate di stampati e lettori barcode cordless). Nel migliore dei casi, prevedono solo una funzionalità di importazione dei file di report elaborati, per consentire la successiva quadratura con i dati contabili.

Sarebbe un errore pensare che l’utilizzo di questi software sia elementare. Infatti, data la dimensione degli archivi prodotti e la natura fiscale dell’attività, il loro impiego richiede una formazione specifica e quindi personale che abbia una precisa esperienza tecnica e organizzativa.

Ovviamente, ove esistesse un magazzino robotizzato, circa il 30% del valore di prodotti della farmacia è già tenuto sotto controllo con precisione dal sistema che, tuttavia, è in grado di manipolare e amministrare solo le categorie che sono abitualmente a più alta rotazione e giacenze di dimensioni contenute.

Al termine dell’inventario, devono essere prodotti dei report che consentano di mettere in evidenza le differenze inventariali, tra quello che era precedentemente inserito nell’inventario contabile e quanto è risultato dall’attività di inventario fisico.

Differenze che devono poi essere rettificate nel sistema gestionale della farmacia e riportate in bilancio per il caricamento del magazzino nell’esercizio successivo.

L’impiego di consulenti esterni per realizzare l’inventario

Talvolta è il caso di affidare l’esecuzione dell’inventario a consulenti ed aziende di servizi esterne.

Trattandosi di operare all’interno di locali custoditi, i servizi di consulenza che queste società offrono, sono svolti da personale la cui affidabilità e sicurezza viene precedentemente documentata attraverso curriculum e referenze.

Le società che offrono questa tipologia di servizi non sono molte e solo tre o quattro di queste sono specializzate nel canale farmacia.

Oltre appunto a Inventory, la Società del Dr. Escher, con una ricerca tramite Google si possono trovare anche le società Logikos e Infarm.

I vantaggi dell’outsourcing

I vantaggi principali della scelta di affidare l’inventario a consulenti esterni sono i seguenti:

  • Lo svolgimento dell’attività da parte di una Terza Parte, con processi Certificati ISO e quindi spendibili di fronte a una eventuale verifica di organismi o enti esterni.
  • Una quantificazione più precisa del costo operativo di svolgimento dell’inventario (queste società chiedono mediamente un compenso pari al 0,6% del valore di magazzino).
  • Riduzione dei costi interni. Quando viene dedicato a questa mansione lo stesso personale della farmacia (farmacisti e magazzinieri), i costi di lavoro a consuntivo sono spesso maggiori di quelli stimati inizialmente (considerando le ore di lavoro impegnate nella domenica o nei giorni in cui la farmacia è chiusa, con pagamento dello straordinario feriale, che prevede l’applicazione di una maggiorazione del 20% per il lavoro di Sabato, e del 30% per quello della Domenica).
  • Dedizione e precisione maggiore nello svolgimento del lavoro in quanto, a differenza dei consulenti esterni che svolgono questa attività con rigore ed attenzione perché è oggetto del loro incarico, il personale farmacista tollera con difficoltà e sicuramente manifesta scarso entusiasmo nello svolgimento di questa mansione.
  • Disponibilità di software e hardware idoneo e in quantità sufficiente per lo svolgimento veloce e corretto dell’inventario.

Esistono anche altri aspetti, meno evidenti, che suggeriscono di optare per una soluzione in outsourcing, e cioè:

  • Utilizzare le proprie risorse interne nella realizzazione dell’inventario di magazzino, non garantisce dal fatto che nel suo svolgimento si faccia l’involontario ricorso alla propria memoria: “Non è necessario salire con la scala a controllare quella scatola in cima allo scaffale, tanto so già cosa contiene e quanti pezzi sono”.
  • Realizzando in modo sistemico e con metodo l’inventario, si vanno ad ispezionare punti del magazzino dove il personale non ritiene di avere depositato materiali destinati alla vendita, scoprendo invece valore e merce da tempo dimenticata.

Un’ottima soluzione anche per le attività in franchising

Un’ultima osservazione può essere opportuno riportarla in riferimento a quelle realtà che hanno più punti vendita sul territorio, catene o cooperative, dove l’attuazione dell’inventario ha anche uno sviluppo di tipo geografico. In questo caso, l’impiego di un’organizzazione che è in grado di realizzare questo lavoro in modo omogeneo in tutti i magazzini e i punti vendita, è molto importante.

Prime fra tutte, lo hanno capito alcune aziende farmaceutiche come ad esempio Johnson & Johnson, Roche Diagnostics, Arthrex e Medacta, che richiedono questi servizi per mappare le giacenze di farmaci e protesi presso i reparti ospedalieri.

Optare per la realizzazione dell'inventario in outsourcing consente la disponibilità di software e hardware idoneo ed in quantità sufficiente per uno svolgimento veloce e corretto | #MMASFarmacie #BusinessGrowth Condividi il Tweet

In conclusione

Possiamo dire che l’inventario di magazzino di una farmacia è, sì un’attività collaterale rispetto alle mansioni del farmacista, tuttavia per:

  • la natura stessa del mercato e del pubblico consumatore
  • la numerosità delle categorie e l’estesa quantità di articoli presenti in negozio
  • l’elevato valore economico dei prodotti trattati
  • la facilità di incorrere in errore nella gestionale commerciale di volumi così grandi

il farmacista non deve e non può sottovalutare l’importanza di questa incombenza. Anche se fastidiosa e pesante, non deve valutarne solo l’impegno fiscale, ma considerarla una componente stessa della sua attività economica e di marketing.


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